重视公证规范招投标活动（下） --项目招标网

公证在招标投标中的作用

　　为招标投标活动提供法律服务和法律保障，促进招标投标制度的发展，是招标公证的根本目的，也是招标公证的基本作用。从我国公证机关十年来办理招标投标公证的实践来看，公证在招标投标中的服务和保障作用主要体现在以下几个方面：

　　保证招标投标活动在真实、合法的基础上顺利进行。从法律的角度来看，招标投标是一种民事法律行为。根据我国《民法通则》关于民事法律行为成立要件的规定，招标投标的成立,必须符合如下条件：(1)招标投标双方当事人具有国家有关规定和招标文件要求的招标、投标资格；(2)招标投标活动的内容真实、合法。(3)招标投标活动的程序符合法律和招标文件的规定。招标投标与一般的民事法律行为(如签订经济合同)不同。首先，招标投标是一种多方法律行为，而且投标方往往是不确定的多数人；招标投标是一种由多个不同的环节构成，又紧密相关的连续活动。因此，无论是招标或投标方哪一方的主体资格不合法，特别是招标单位主体资格不合法，还是招标投标活动的整体或某一个环节不真实或不合法，都可能导致整个招标投标活动的无效，造成招标投标双方当事人的利益损失。公证机关对招标投标活动进行公证，首先可以通过对招标投标全部文件和资料的审核、查证，保证招标投标双方当事人具有国家有关规定和招标文件要求的招标或投标资格，保证招标投标活动有关文件的真实、合法；其次可以通过对招标投标活动的监督，保证每个环节乃至整个招标投标活动的真实、合法；最后，可以通过出具公证书，对整个招标投标活动的真实性，合法性予以确认，赋予其法律效力。总之，通过公证机关的公证可以保证招标投标活动真正建立在真实、合法的基础上，避免无效之虞。

　　杜绝招标投标活动中的违法行为和不正之风，维护当事人的合法权益。招标投标活动只有严格按照国家有关规定和平等、公平、诚实信用、择优中标的原则以及招标文件规定的程序、方法进行，才能使参加招标投标的每一方当事人的合法权益得到切实保证。但是,由于招标投标在我国兴起的时间还不长，国家有关招标投标的法律、法规尚不完善,特别是地方保护主义、行业保护主义的影响，招标投标活动中的各种违法现象和不正之风还较为严重，如各种假招标、人情标、内定标、弄虚作假、循私舞弊、行政干预等。这种现象的存在，不仅严重影响了招标投标的声誉，窒息了招标投标制度的发展，而且也往往给当事人，特别是守法的当事人造成重大的经济损失。公证机关在招标投标公证中,坚持真实、合法的原则,对合法的行为给予支持，对不合法的行为予以制止，有效地阻止了各种违法行为和不正之风的发生，维护了当事人的合法权益。

　　提高了招标投标的可信度，使投标单位敢于放心、大胆地参加投标。招标投标虽然是平等主体之间的一种民事法律行为，但在招标投标活动中，招标单位往往处于主动的有利地位(招标文件由招标单位制作，评标委员会由招标单位负责组建,招标投标活动由招标单位主持)，投标方则处于被动的被审查的地位,加之招标投标双方都力图以对自己最有利的条件确定中标单位，从而形成双方利益上的冲突。因此,投标方往往对招标单位不信任,对招标投标活动不信任。这种怀疑心理，导致许多单位对参加投标望而却步，一方面想参加投标，在竞争中取胜，另一方面又怕招标单位弄虚作假，而上当受骗。公证机关在招标公证中不是招标单位的代理人，而是具有独立主体资格的国家法律的执行者，捍卫者。在招标公证过程中，公证人员不偏不倚地站在公正的立场上，既维护招标方的合法权益，又维护投标方的合法权益，这就消除了投标单位的疑虑，使之乐于积极参加投标，也使招标投标活动能够更加为社会所信任。

　　有利于预防纠纷，减少诉讼。预防纠纷，减少诉讼，是我国公证制度的重要作用之一，这在招标投标公证中也得到了充分体现，招标投标活动是由招标、投标、开标、评标定标多个环节组成的整体，其中任何一个环节发生问题都可能在招标投标双方当事人之间出现矛盾，产生纠纷，乃至形成诉讼。这种纠纷或诉讼的产生无论结果如何,都不可避免地对双方的经济活动带来不利影响,甚至造成人力、物力的损失，是双方都应努力避免的。公证机关介入招标投标活动，通过从法律角度的审查、监督，提供相关的法律服务，帮助规范、完善招标投标活动，引导正确进行招标投标行为，保证每一环节的活动都建立在真实、合法的基础上，从而最大限度地减少纠纷或诉讼的发生。

　　正因为招标投标活动本身需要公证予以服务和保障，而且大量的公证实践已充分证明了公证在招标投标活动中具有其他手段不可替代的作用，因而，近年来，国家有关部门和许多地方制定的有关招标投标的规定已明确规定招标投标活动必须由公证机关公证。招标公证已成为我国招标投标制度中的一个不可缺少的组成部门，随着招标投标制度和公证制度的发展，公证在招标投标中的作用将日益得到更充分的发挥。

　　如何申请办理招标投标公证

　　申请办理招标投标公证，申请人应首先填写公证申请表，并在申请表上签字或盖章。招标投标公证申请表主要包括下列内容：(1)招标单位的名称、地址,法定代表人或代理人的姓名、性别、职务、出生日期、工作单位、住址、身份证号码等；(2)申请公证的事项；(3)向公证处提交的材料的名称、份数；(4)提出申请的时间；(5)其他需要说明的问题。

　　申请人应同时向公证处提交下列材料：

　　法人资格证明和法定人身份证明，如系受委托招标的,还须提交委托人的授权委托书和具有承办招标活动资格的证明材料：
    　申请人的个人身份证件，如申请人不是法定代表人，而是代理人,则还须提交法定代表人签署的授权委托书；
    　有关主管部门对该招标项目的批准文件；
    　拟就的招标公告(通知)或招标邀请函；
    　招标组织机构及组成人员名单；
    　招标文件(主要包括招标说明书、投标人须知、招标项目技术、投标书格式、投标保证文件、合同条件等)；
    　如需对投标人进行预审，则须提交对投标人资格进行预审的文件；
    　评标组织机构及组成人员名单。

　　上述第1、2、3项所列材料必须在提出申请时提交,其余各项所列材料，如在提出公证申请时已准备完毕，应一并提交；如尚未准备完毕，可以在提出申请或公证处决定受理之后陆续提交，但最迟应在投标开始前提交完毕。此外,公证人员认为需要的其他材料,申请人亦应提交。

　　公证人员对招标单位的申请进行初步审核后，认为符合受理条件的，应决定受理。招标公证申请受理的条件为：(1)申请人是招标方或受托招标方；(2)该项招标投标公证属于本公证处管辖；(3)前面所述申请人应提交的材料中第1、2、3项所列材料基本齐全。决定受理后，公证处应将受理通知单发给申请人，申请人或其代表人应在受理通知单回执上签名。受理通知单上应写明申请人的姓名、申请公证事项、申请人提交的主要材料、受理日期及承办人。申请人在收到受理通知单后，需按规定标准向公证处交纳公证费。

　　对不符合受理条件的申请，公证处将不予受理。申请人在接到公证处不予受理的决定后，如对该决定不服，可以在接到不受理的决定之日起十日内向公证处的同级司法行政机关申请复议。受理复议的司法行政机关需在收到申请书的二个月中做出决定，如申请人对司法行政机关作出的维持原不受理决定的复议决定仍不服，可在接到复议决定后的十五日内向人民法院提起行政诉讼，请求人民法院撤销公证处不受理的决定。

　　公证处对招标单位的公证申请决定受理后，公证人员应就该公证申请的有关问题向申请人进行询问，并制作谈话笔录，谈话笔录需着重记录下列内容：

　　谈话日期、地点、询问人、记录人、申请人的基本情况(包括姓名、性别、出生日期、住址、单位、证件名称及编号、联系电话等)；
    　招标项目的基本情况；
    　招标工作准备情况和标底编制、审核情况；
    　对投标人的资格要求；
    　公证人员认为需要询问的其他情况；
    　谈话笔录制作完毕后应交申请人核对，并让申请人在笔录上签名或盖章。笔录中如有遗漏或有误之处，申请人可以进行补充或修改，但需在补充或修改处盖章或按手印。